10月31日，蔡曙光副校长在实地察看门禁系统使用情况后，专门主持召开了学生公寓门禁系统整改现场办公会。校建处、现教中心、后勤集团、温州市长江建筑装饰工程有限公司和浙江华卫智能建筑技术有限公司参加了会议。
会上，各方就如何解决门禁系统建设后出现的各类问题进行专门研究，并就一年来出现的三方面11项问题提出限时解决方案。会议根据实际工作中发现的问题，各方提出了可行性解决意见。校建处徐小兵处长要求从材料、工艺、安装、两家中标公司的配合上进行全面排查，并做好后续整改安装配合工作；现教中心李益明主任提出锁的固定、系统后台管理、一卡通数据同步和后期维护结算等要符合学校工作实际，要有利于学校加强管理。后勤姚峰总经理认为门禁系统技术已经比较成熟，要借鉴其他高校使用的经验，必须严格按照协议的要求，从维护学生公寓，方便学生公寓管理和学生使用角度进行整改。
蔡曙光副校长在讨论过程中问的很细致，要求建设方对出现的问题要整改到位，对还可能出现的问题要有预评和方案。他指出，学生公寓应该是安全、舒适的场所。门禁系统事关学生人身安全和财产安全，维护学生利益不受损害，同时也为学生的校园生活提供便利。他还说，今天召开了这个办公会，今天开始，我就是这件事的第一责任人。在各方达成共识后，他要求：1.落实责任，明确责任人。长江建筑装饰工程有限公司的整改由周崇林负责监督落实，华卫智能建筑技术有限公司由滕震方负责监督落实；2.必须严格按照协议建设，无论出现什么问题，都必须整改，如果增加内容效果更好，更方便学生，可以追加项目经费；3.要加强此项工作的协调沟通，确保门与系统调整过程中信息及时有效，步骤明确，在11月底完成所有工作。